Руководство пользователя модуля «Простые звонки – Outlook»

В примерах используется модуль, установленный в Microsoft Office Outlook 2007.

Внимание! Если вы пользуетесь другой версией Microsoft Office Outlook, то внешний вид экранов может немного отличаться.

1. Звонок из Outlook

Запустите Microsoft Office Outlook 2007 и перейдите в раздел «Контакты».

заходим в раздел контакты

Щелкните правой кнопкой мыши по Контакту. В контекстном меню выберите нужный номер телефона и щелкните по нему:

выбираем контакт и щелкам по номеру

Телефонный номер должен содержать все необходимые цифры для набора. То есть если для набора номера на вашей АТС требуется добавлять «7» и код города, то номера адресной книге должны быть именно такими. Например: «7 (499) 369-04-39» или «+7 499 671 57 40». Модуль «Простые звонки -Outlook» игнорирует скобки, плюсы, пробелы, запятые и другие вспомогательные символы.

Если вы пользуетесь настольным телефоном, то он может зазвонить.

Независимо от того звонит телефон или нет, поднимите трубку телефона. Приложение «Простые звонки» наберет номер телефона и соединит вас с абонентом.

Внимание! Пожалуйста, не щелкайте по одному и тому же номеру телефона сразу много раз! Это может привести к серии одинаковых звонков, которые придется поочередно сбрасывать (поднимать и сразу опускать трубку).

2. Всплывающая карточка контакта

При входящем звонке на ваш внутренний номер, появляется уведомление о входящем звонке. Вы можете щелкнуть по уведомлению, чтобы добавить новое контактное лицо в адресную книгу Outlook.

входящий звонок с неизвестного номера

Вы можете скопировать номер телефона в буфер обмена:

копирование номера в буфер обмена

Вы можете перезвонить этому абоненту:

перезвонить абоненту

Вы можете найти информацию о номере в Яндексе:

поиск информации о номере в Яндексе

Если контакт нашёлся (по номеру телефона), то появится уведомление с информацией о контакте:

звонок с инзвестног номера

Вы можете перейти на карточку контактного лица, если щелкните по уведомлению.

Внимание! Для правильного определения контакта цифры его номера телефона должны полностью совпадать с номером телефона звонящего абонента.

3. История звонков

Перейдите в раздел «Дневник». Для этого выберите пункт меню «Переход» - «Дневник»:

переходим в раздел «Дневник»

Выберите представление «Телефонные звонки»:

выбираем представление «Телефонные звонки

В правой части экрана вы увидите список всех телефонных звонков, зафиксированных модулем «Простые звонки – Outlook»:

история телефонных звонков

Выберите и откройте нужную запись звонка в «Дневнике». Если АТС-коннектор «Простых звонков» поддерживает аудиозапись телефонных разговоров, то вы сможете прослушать её, щелкнув по ссылке:

запись телефонных разговоров

4. Умный перевод

Функция «Умный перевод» автоматически переводит звонок клиента на сотрудника, который обслуживает этого клиента. Функция будет работать правильно, если каждый сотрудник работает со своей собственной базой клиентов. Одни и те же клиенты не должны быть в базах разных сотрудников!

Перед использованием функции «Умный перевод», пожалуйста, проверьте:
- Во время входящего звонка клиента компьютер включен
- Программа Microsoft Office Outlook на этом компьютере запущена
- Модуль «Простые звонки – Outlook» установил соединение с АТС-коннектором «Простые звонки»

Если все условия выполняются, и номер звонящего клиента есть в адресной книге Microsoft Office Outlook, то модуль «Простые звонки – Outlook» перехватит входящий звонок и переведёт его на внутренний (добавочный) номер, указанный в настройках модуля «Простые звонки – Outlook».

Внимание! Если один и тот же клиент указан в базах разных сотрудников, то «Простые звонки» переведут вызов клиента на сотрудника, выбранного случайным образом.