Руководство пользователя модуля «Простые звонки – Excel»

В примерах используется модуль, установленный в Microsoft Office Excel 2007.

Внимание! Если вы пользуетесь другой версией Microsoft Office Excel, то внешний вид экранов может немного отличаться.

Запустите «Простые звонки – Excel» через «Пуск» - «Программы» - «Простые звонки». В панели задач появится иконка приложения.

запускаем приложение «Простые звонки Excel»

1. Звонок из Excel

Запустите Microsoft Excel и откройте файл со своей базой клиентов. Выделите ячейку с номерами телефонов.

В панели инструментов перейдите на закладку «Надстройки». Найдите панель инструментов «Простые звонки».

настройка звонка из Excel

Щелкните по кнопке «Позвонить» (на ней нарисована телефонная трубка). Щелкните по номеру телефона.

Телефонный номер должен содержать все необходимые цифры для набора. То есть если для набора номера на вашей АТС требуется добавлять «7» и код города, то номера в файле должны быть именно такими. Например: «7 (499) 369-04-39» или «+7 499 671 57 40». Модуль «Простые звонки» игнорирует скобки, плюсы, пробелы, запятые и другие вспомогательные символы.

щелкаем по номеру для звонка

Если вы пользуетесь настольным телефоном, то он может зазвонить. Телефон не будет звонить, если у вас установлена офисная АТС Panasonic или Samsung.

Поднимите трубку телефона. Приложение «Простые звонки» наберет номер телефона и соединит вас с абонентом.

Внимание! Наш модуль не поддерживает донабор добавочных номеров

Внимание! Пожалуйста, не щелкайте по одному и тому же номеру телефона сразу много раз! Это может привести к серии одинаковых звонков, которые придется поочередно сбрасывать (поднимать и сразу опускать трубку).

2. Всплывающая карточка клиента

При входящем звонке на ваш внутренний номер, появляется уведомление о входящем звонке.

Уведомление открывается только для тех клиентов, у которых номер телефона задан в файлах Excel. Номер телефона из Excel должен полностью совпадать с номером телефона звонящего абонента. Модуль «Простые звонки» проверяет только те файлы Excel, которые заданы в настройках (смотрите раздел «2.1. Подключение файлов Excel с клиентской базой»).

2.1. Подключение файлов Excel с клиентской базой

Чтобы посмотреть, какие файлы с базой клиентов подключены к модулю, и добавить новые файлы, щелкните правой кнопкой мыши по иконке приложения в панели задач.

щелкаем правой кнопкой мыши по иконке

В появившемся меню выберите «Настройки».

выбираем «Настройки»

В открывшемся окне настроек показаны все файлы Excel, в которых ведется поиск клиентов

просмотр файлов в которых ведется поиск клиентов

Чтобы добавить новый файл Excel нажмите кнопку «Добавить». В открывшемся окне нажмите кнопку «Обзор» и выберите файл Excel.

добавляем файл Excel

Далее выберите необходимый лист Excel. Задайте колонки для поиска имён ваших клиентов и их телефонов.

задаем колонки для поиска клиентов

Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить настройки. Аналогично подключите остальные файлы Excel с базами клиентов.

Внимание! Откройте файл с клиентской базой, выделите колонки с номером\названием клиента и принудительно проставьте им тип форматирования «Текст», сохраните документ.

2.2. Уведомление о входящем звонке

Если номер телефона определился неправильно, не определился или в файлах Excel не нашлось клиентов с таким номером телефона, то появится уведомление о звонке с неизвестного номера.

всплываеющее окно с неизвестным номером

Вы можете скопировать номер телефона в буфер обмена и открыть файл Excel с базой клиентов, чтобы добавить нового клиента. Вы можете перезвонить этому клиенту, если щелкните по номеру телефона или попробовать найти информацию о номере в Яндексе, если щелкните по иконке поиска (в форме лупы).

Если клиент нашёлся (по номеру телефона), то появится уведомление с информацией о клиенте.

Всплывающая карточка с изветсным номером

Вы можете перейти к информации о клиенте, если щелкните по названию клиента. Вы можете перезвонить этому клиенту, если щелкните по номеру телефона.

3. История звонков

К сожалению, функция пока недоступна. Мы над ней работаем.

4. Умный перевод

Функция «Умный перевод» автоматически переводит звонок клиента на менеджера, который обслуживает этого клиента. Функция будет работать правильно, если каждый менеджер работает со своей собственной базой клиентов. Одни и те же клиенты не должны быть в базах разных менеджеров!

Перед использованием функции «Умный перевод», пожалуйста, проверьте:
- У менеджеров подключены файлы Excel с базами клиентов (смотрите раздел «2.1. Подключение файлов Excel с клиентской базой»).
- Во время звонка клиента компьютеры менеджеров включены и на них запущена программа «Простые звонки».

Внимание! Если один и тот же клиент указан в файлах разных менеджеров, то «Простые звонки» переведут вызов клиента на менеджера, выбранного случайным образом.